Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit dem Kulturamt Bielefeld
Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
[Stand Mai 2019]
Das Kulturamt Bielefeld (zugehörig zur Stadt Bielefeld) bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit dem Kulturamt (Stadtverwaltung Bielefeld). Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126 a und 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten.
Grundsätze der elektronischen Kommunikation
a) Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.kulturamt-bielefeld.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen rechtlich formlosen Vorgängen möglich.
Zentrale E-Mail Adresse
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse eingerichtet:
kulturamt@bielefeld.de
Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des oder der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.
Bitte senden Sie dem Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.
b) Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Zurzeit können bei dem Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, für die die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Zugang über De-Mail:
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87 a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Bielefeld elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.
Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet:
kulturamt@bielefeld.de
Sollten Sie eine Antwort nicht per De-Mail wünschen, geben Sie dies bitte bei Ihrer Anfrage an.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail Adresse verwenden können.
Da De-Mails von den De-Mail Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung nur mit einfachem Authentisierungsniveau.
c) Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
- Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen – wenn Sie sie als Rich TextFormat oder TXT-Datei abspeichern (*.rtf, *.txt)
- Microsoft Word (*.docx *.odt)
- Microsoft Excel (*.xlsx *.ods)
- Microsoft Powerpoint (*.pptx *.odp)
- Für Bilder die Formate *.jpg, *.gif, *.tif und *.png
Alle genannten Dateiformate können auch in mit zip-komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegengenommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.
Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), werden Sie gebeten, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Aus technischen Gründen können Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte nicht entgegengenommen werden.
d) Verschlüsselte Kommunikation
Das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) kann über das Mail-Protokoll S/MIME eine verschlüsselte Kommunikation anbieten. Dazu müssen auf Seiten des Versenders einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Das Mail-Programm des Versenders muss S/MIME unterstützen. Gängige Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook) unterstützen dieses Protokoll.
Das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) hat eine Kette von Zertifikaten für die Mail-Adresse kulturamt@bielefeld.de erstellt. Dies sind drei verschiedene Zertifikate, die für die Nutzung im Mail-Client dort importiert werden müssen:
Zertifikate kulturamt@bielefeld.de (ZIP-Archiv)
Der Versender muss ebenfalls ein eigenes S/MIME-Zertifikat besitzen und dies in seinen Mail-Client importiert haben.
Die E-Mail an das Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) kann nur an die o.g. zentrale Adresse gerichtet werden. Wenn der Versender nur in Richtung der Stadt kommuniziert, muss für den o.g. Empfänger die Verschlüsselung auch eingeschaltet sein.
Soll auch die Kommunikation in Rückrichtung, also von dem Kulturamt Bielefeld in Richtung Bürger/Unternehmen, verschlüsselt werden, ist eine erste E-Mail an das Kulturamt Bielefeld nicht nur zu verschlüsseln, sondern auch elektronisch mit dem eigenen Zertifikat zu signieren. Dadurch wird der öffentliche Schlüssel des Zertifikates sofort mit an die Stadt gesandt und kann für die Verschlüsselung des Rückkanals verwendet werden.
Achtung: Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Mailkommunikation zwischen allen städtischen Postfächern und dem externen Kommunikationspartner verschlüsselt stattfinden. Alternative Mail-Clients (z.B. Apps im Smartphone oder Web-Mail-Oberflächen) können dann die Mails nicht anzeigen. Es muss mit dem gleichen Mail-Client wie beim Versenden gearbeitet werden.
Ein verschlüsselter Mail-Zugang über das Verschlüsselungsprotokoll PGP wird derzeit von dem Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) nicht angeboten!
e) Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit Spam-Mails
Wenn Sie dem Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld) eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.
f) Web-Formulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL/TLS-Technologie mit 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der die 128 Bit-Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet-Explorer oder Firefox in der jeweils aktuellen Version).
Alle vorstehenden Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Kulturamt Bielefeld (Stadt Bielefeld). Sie gelten nicht für Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.